Dicas da Sexta – Access

Essa semana vamos falar sobre o access. Confesso que do pacote Office, esse é o programa que menos utilizo. Então tive que visitar alguns sites e fuçar muito o access para relembrar o seu funcionamento.

Seguem as dicas:

1. Qual o primeiro passo para estruturar um banco de dados? 

A palavra é PLANEJAMENTO! Antes de pôr a mão na massa, fazer o planejamento é essêncial. Pense no tipo de utilização que você pretende dar ao banco de dados. Em outras palavras: o que você planeja extrair dele? Essa pergunta vai lhe ajudar a identificar com clareza o que precisa entrar na estrutura do banco de dados. Isso pode parecer óbvio, mas na prática não é. A criação de um banco de dados começa pela definição das tabelas, das quais derivam os outros objetos, como formulários e relatórios. Portanto, se você não planeja bem a infra-estrutura, todo o resto pode ficar comprometido — ou, na melhor das hipóteses, vai exigir retrabalhos em cascata.

2 – Como criar um formulário no Access?

Ao abrir a tabela no modo de trabalho, você percebe como é difícil digitar diretamente na tabela. É natural: tabela não é o recurso mais adequado para digitação. O objeto feito para essa tarefa é o formulário. Para criar um formulário, vá à janela Banco de Dados e selecione a opção Formulários. Em seguida, é possível ir por dois caminhos: criar o formulário no modo design ou usando um assistente. Na primeira opção, você enfrenta uma tela em branco e precisa montar tudo manualmente. A outra opção é mais recomendável: você dá as indicações e o assistente monta o formulário. Depois, você entra em ação e faz alterações. Dê, portanto, um clique duplo na opção Criar Formulário Usando o Assistente. Surge o Assistente de Formulário. 

Primeiro, indique, na caixa Tabelas/Consultas, a tabela na qual o formulário vai se basear: tabContatos. Ou seja, o que você digitar no formulário será armazenado nessa tabela. Agora, trabalhe com as listas Campos Disponíveis e Campos Selecionados. Transfira para a direita os campos que você deseja incluir no formulário. Em princípio, mova todos, menos Código, cujo valor, já sabemos, é atribuído automaticamente. Siga para o próximo passo clicando no botão Avançar. Em seguida, escolha um layout para o formulário: opção Coluna. Passe adiante e defina um estilo para as caixas de digitação. Fique com a alternativa Padrão. Por fim, indique um título para o formulário (frmContatos) e clique em Concluir. O formulário está pronto.

3 – Preciso apresentar alguns relatórios. Como faço para emití-los?

Para montar um relatório, vá à janela Banco de Dados, selecione Relatórios na coluna Objetos e dê um duplo clique na opção Criar Relatório Usando o Assistente. Na caixa Tabelas/ Consultas, indique tabContatos. Em seguida, selecione os campos da tabela que você deseja incluir no relatório. Clique no botão Avançar. Na próxima tela, defina se deseja agrupar os registros por um dos campos — por exemplo, pelo tipo de contato. Avance e indique os campos de ordenação, caso queira classificar os registros. Por fim, escolha um layout e defina a orientação do papel (retrato, paisagem). Siga em frente e conclua. Assim como no caso do formulário, o relatório pode ser editado para se ajustar melhor às suas necessidades. 

É possível criar relatórios que listem apenas parte dos registros. Essa é uma oportunidade para criar uma consulta, outro importante objeto dos bancos de dados Access. Uma consulta, na maioria dos casos, corresponde a um comando que seleciona parte de um total de registros, segundo um critério. Crie, por exemplo, uma consulta que exiba somente os registros de “fornecedor”. Na janela Banco de Dados, clique em Consultas na coluna Objetos. Em seguida, selecione Criar Consulta no Modo Assistente. Indique os campos e conclua a tarefa do assistente. Abre-se uma janela de consulta. Na parte inferior, aparecem os campos selecionados. Na linha Mostrar, desmarque as caixas correspondentes aos campos que não devem aparecer na consulta, embora façam parte dela — por exemplo, o campo Código. Na linha Critérios, escreva “fornecedor” (com as aspas), no campo TipoContato. Salve a consulta e execute-a com um duplo clique no nome dela. Aparece uma tabela (não confundir com o objeto tabela) mostrando os registros que atendem ao critério indicado. Você também poderia selecionar so-mente os fornecedores do estado de São Paulo. Nesse caso, indicaria um critério duplo: TipoContato igual a “fornecedor” e estado igual a “SP”. 

Para facilitar o reconhecimento, renomeie a consulta para cnsFornecedores. Agora, quando você for criar um formulário, um relatório ou outra consulta, cnsFornecedores aparecerá, junto com as tabelas, como um elemento no qual o novo objeto pode se basear. De modo idêntico, você pode também criar uma consulta cnsClientes.

4 – Impressão de Etiquetas, é possível utilizar o Access para isso?

Sim, é possível.  Na janela Banco de Dados, clique em Novo. Surge a tela Novo Relatório. Nela, escolha Assistente de Etiqueta e, embaixo, indique a fonte do relatório (tabContatos) e dê OK. O assistente exibe outra janela, na qual você deve indicar o tipo de etiqueta, a fonte e o layout do endereço. Do ponto de vista da interface, você vai precisar de uma forma de acesso aos relatórios. Uma solução pode ser a seguinte. Crie no formulário frmContatos um espaço para os comandos que vão disparar os relatórios. Desenhe botões de comando com a ajuda do assistente. Nesse caso, informe que o botão vai executar Operações de Relatório e escolha a opção Visualizar Relatório. Em seguida, indique o relatório e escreva uma legenda para o botão.

5 – Consigo importar tabelas de outros programas?

Sim, consegue. Veja como:

Vamos trabalhar com um exemplo baseado numa planilha do Excel, recurso muito usado como banco de dados. No Access, abra, ou crie, o banco de dados para o qual pretende importar os dados da planilha. Acione Arquivo/Obter Dados Externos/Importar e indique o arquivo do Excel que contém a planilha. Clique no botão Importar. Entra em ação o Assistente de Importação de Planilha. Na primeira tela, o assistente mostra as várias folhas de cálculo existentes no arquivo. Clique na planilha desejada e dê o comando Avançar. Siga em frente e indique se deseja criar nova tabela com os dados importados ou incorporá-los a uma tabela já existente. Se você escolher esta última opção, as duas tabelas devem ter estrutura idêntica. De todo modo, o melhor é importar a tabela e depois fazer os ajustes dentro do Access. Continue e, no final, clique no botão Concluir. Abra a tabela importada em modo estrutura e ajuste os tamanhos e tipos de campos para o que achar mais adequado. Esse procedimento pode ser aplicado inclusive para tabelas de outros arquivos do Access.

Até a próxima!

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